【鬼まとめ】チャットワークのメリット・比較・評判・使い方・設定など、無料ではじめるビジネスチャットの世界を2〜3年使った経験含めドン!

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さて、
本日のお話。

お仕事の連絡手段は何を使ってますか?
電話やメールは当たり前。LINEグループやFacebookメッセージ、サイボウズという方もいらっしゃるでしょう。

わたくしメインツールは、
ビジネスに特化したチャットツールである、

チャットワーク(chatwork)

2〜3年つかっててやりとり比率でいうと、
電話3、メール3,チャットワーク5000くらいのヘビーユーザー。(誇張ではなくけっこうリアルに)
今や顧問税理士との相談ツールにもなっております。

今回はそんな
ビジネスの世界にかなり浸透してきたチャットワークについて、
なぜ他の手段ではなくチャットワークか・他ツールとの比較や設定、使い方など
網羅的にまとめますよ。

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チャットワークとは

ビジネスに特化したチャットツールで
読み方はチャットワーク[Chatwork]

ビジネス版のFacebookメッセージ(グループ)、
ビジネス版のLINEというイメージ。
中の人もおっしゃってました。(記事わすれた。。

 

ネットさえ繋がっていれば、
PC、スマホ、タブレットなど多くの環境で利用できるので、

いつ、
どこにいても、
誰とでも、(招待制
気軽&タイムリーに、(LINEやFacebook感覚
やりとりが可能。

結果、
コミュニケーションの質と量が増え、
やりとりが圧倒的に楽&効率化。
ビジネスが加速

そんなところでしょうか。

 

ビジネスが加速とはよくあるキャッチですが、
なかなかに爆速です。

副作用として、
仕事とプライベートの境目を破壊してくれますw
これは使い方次第でどうにでもなるし、メリットの方が大きいので。理由は後述。

なぜ他ツールではなく、チャットワークか

電話やメールとの比較

電話は当事者が思っている以上に時間の無駄が多いし、人の時間を奪います。
メールはマナー含め打つのがめんどくさいし、宛先ミスなどのリスクがあり、こちらも無駄が多い。

チャットは、オフィスの隣の席との会話。
そんな感じです。無駄がありません。

ただ、
ビジネスマナーも大事ですので、使い分けが大切。

メール:偉い人への連絡、契約やお金など厳重でフォーマルなやりとり
チャット:現場レベルの会話、やりとり
グループウェア:長く整理して残したい、プロジェクト外の人にもアーカイブとして共有したい
電話:上記以外。事象が複雑過ぎて電話の方が早い。謝るなどマナー時。声を聞きたいときw

で私は使い分けておりますし、
電話&メール文化の会社さんも上記をご説明すれば、
ほぼチャットワークでお仕事が進み出します。

LINEやFacebook、Skypeとの比較

LINEもFacebookもカジュアル過ぎます。
どちらも、プライベートなメッセージがどうしても目に入るため、
仕事の集中が途切れてしまう。

雰囲気も含めどちらも、
一般的な会社で正式に使うとなると
???となるはず。

こうなると、
使える会社と使えない会社が出るので、
ツールが分散してめんどくさいことに。

ビジネスに特化したチャットワークなら、
多くの有名企業の事例があるので、
稟議もとおりやすいでしょう。

Jierbreb
出典:チャットワーク公式

業種ごとにわかれてて、事例に力を入れているのが伝わってきます。

とはいえ、
古くて大きな会社ほど、正式な許可がおりないことも。

その場合は、
担当者との個人とのやりとり…という建前えで、
非公式でチャットワーク、使いましょう。

課長職以下の現場の方は
この方法で勝手に現場レベルでわいわいチャットワークして頂ける方が多いです。
たぶん、なんで使わないんだ…ってなるくらいスムーズになります。
(推奨はしますが、自己責任で)

 

ちなみにLINEをPCで使うには、
セキュリティ高いので認証などちょいとめんどくさい。
端末や環境を気軽に飛び越えられるのも、ナイスチャットワーク。

Skypeは、、、
企業利用も多いと思いますが、
重いというか使いにくいというか。。通話ツール寄りですもんね。。

2大ビジネスチャットツール、Slackとの比較

小耳にははさみますが、
わたくしSlackを使ったことがありません。

【鉄板比較】チャットワークとSlackどちらを採用するべき?2大チャットツールの徹底比較をご紹介!

↑ここに上手くまとめられてますね。
細かな機能は時間が経てば似たりよったりになるでしょうが、
大きなコンセプトの違いとして
チャットワークは、

日本人が作った≒日本人にやさしい
技術がわからない人向け(IT以外の業種でも導入多数)

という二点。
Slackはその逆。
(アメリカ発英語ベース、IT向け(コード便利機能等))

 

日本国内で広く使おうと思ったらチャットワーク。
グローバルな場合はSlackという判断でしょうか。

チャットワーク導入のメリット

メールよりも楽、スピーディ

プロジェクトごとに部屋が別れてるので、メールのように宛先設定不要。
よって、誤送信リスク低減。

また、
メールで資料など添付ファイルを貼ることは多いと思いますが、
チャットワークですとマウスで放り込むだけです。

画面の説明なども、
PC画面のスクリーンショットをがんがん送って、
ここがこうだとか言うとすこぶるスムーズ。

電話よりも楽、スピーディ

相手が出ないとやりとりできない。

こんな電話のデメリットもチャットワークなら、
要件残して放置しておけばOK。
活字にできないほど複雑 or 活字に残したくないことは後で電話補足で。

ただ、↑にも出ましたが、
こちらのミスを謝る(遠隔地から)など、
フォーマルな場ではやはり電話。使い分け大事。

チームの連帯感アップ

よく仕事ができる人はマメといわれますが、
メールよりもやりとりが細かくなるため、みんなマメになれますw

細かなやりとりで精度UP。
関係者の連帯感UP。

デバイス横断メモに、意外と使えるマイチャット

チャットワークにはマイチャットという、
自分オンリーのチャットルームがあります。

PCからでもスマホからでも見れるので、
写真や資料、URLやテキストメモなどを、
残して利用できます。

DropboxやEvernoteは、会社のPCでは使えない方も多いでしょうから
実はけっこう役にたつ使い方。
(私は設定や管理がめんどくさいくなって、たまにしか使わなくなったパターン…)

ここが惜しいチャットワーク。デメリットではないけども

いいね!などファボボタンがない

ほしい! ツイッターで要望あげておきました。

ついでに既読も欲しいな。

チャットワークの惜しい点は、
相手が読んでるか読んでいないか分からない点。

ファボボタンか、LINEのような既読機能があれば解決。

どちらも好みが分かれる機能なので、設定でON,OFFできるようにお願いいたします中の方。 ↑の要望に対してレスが頂きました。

公式フォーラムに入ってまでっていう熱意ではないという。。
開発に組み込まれることを願っておきます。

加えますと、
もちろんセキュリティはかなり高い方だと思いますが、
100%安心、100%落ちないというサービスはどこにもないので、
最低限のリスクも頭の片隅に。

はい、
ここから具体的な使い方です。

チャットワークの始め方、基本設定など

公式サイトにアクセスして、
登録すれば、5分もあれば利用開始。

無料なので、使ってみて微妙だったらやめればいい。
それくらいの気持ちで飛び込みましょう。

有料と無料プランの違い

無料で使えますが、
違いは下記のとおり。2017/02/01時点。


出典:チャットワーク公式(最新情報はこちらで)

無料で使い始めてて最初に限界が来るのはおそらく、
グループチャットの数。

様々なチームやプロジェクトをやってると、
その分グループチャット(チャットルーム)が増えます。

過去の部屋から退出すればいいんですが、
やりとりを残しておきたい的な気持ちが生まれます。

2017/02/01時点で、14グループまで。
以前は5部屋とかだったような。

保存容量(ストレージ)の違い

チャットにぽいぽいファイルを放り込み
快適すぎて気づかないですが、
実は保存容量(ストレージ)の制限があります。

無料版で5GB。
普通に使ってたらなかなか超えません。
なので、ストレージ制限があることすら気づんかった。

↑の動画でもわかりますが、
PCだとチャットワーク右上の「ファイル管理」で見れます。

Jlasdv

2〜3年、常時2〜3プロジェクト持ちの私のストレージ状態。

Kpwevvv

使い方によるでしょうがかなり余裕がある方だと思います。
ストレージがパンパンになったらもちろん消すことも可能。

基本的な使い方

使えるデバイス

パソコンだけとか、スマホだけだと効果は半減。
どちらも最初に登録して横断的な利用をおすすめしまふ。

パソコン

パソコンからはブラウザ経由か、
デスクトップアプリからか選べます。

最初はインストール不要の手軽なブラウザ経由でよろしいでしょう。
わたくしもずっとブラウザで使ってます。

評判のデスクトップアプリですが、
まだ触れてないので近いうちに。

スマホやタブレット

AndroidもiOSも、
公式アプリがあるのでそちらでインストールです。

iOS公式

Android公式

Androidのロゴ、古いバージョンかしら。

コンタクトに追加(友達申請)

LINEやFacebookのような友だち申請。
個人やりとりやチャットルームへの招待がスムーズに。

メールアドレス(チャットワークに登録した)や名前、チャットワークIDで検索できます。

チャットする CC

チャット枠にテキスト入力&送信で、会話スタート。

個人間チャットでは相手へのメッセージとして伝わりますが、
グループチャットでは誰に言ってるのかわかりません。
つまり、メールでいうところのCCに近いです。

宛先設定、語りかける TO

チャットする前に[TO]で相手を選んだ後にチャット。
これで、グループチャットでも誰に言ってるか明快。
複数のTO指定もOK。

メールでいうところの TO

Joigweg

返信する RE

誰かがしゃべったチャットに対して返信する場合は、
RE

Kpokweg

TOで返しても会話は成立しますが、
REしておくと、あとでどのコメントに対しての返信か追えるので便利。

メールでいうとこの返信。

引用する

どのコメントに対して返信しているか明示したいとき、
文章の一部を引用できると楽だし、わかりやすい。
そんなときに便利な機能。

ただし、
TOなどは別途追加で加えないと
引用つけてチャットしただけで、誰に対してかわからなくなるので注意。

Segjop

メールでの転送、Fwdに近い概念か。

リンクを貼る

チャットの頻度が上がると、
チャットのタイムラインが混雑します。

そんな中過去のチャットコメントについて
返信したい場合、引用だけでは前後のやりとりまで追いきれない。

そんなときに便利なのが、リンク機能。

Kpoweweg

過去のコメントへのリンクを配置。
クリックすると、該当のチャットコメントまで飛びますんで、
前後関係・背景を認識したうえで会話ができます。

絵文字を送る

、。だけでは、なんだか寒々しい。

でもLINEスタンプはカジュアルすぎるし、
Facebookのスタンプはセンスが。。。w

チャットワークには、
カジュアルすぎないシンプルで使い勝手のよい絵文字が用意されております。

Kjserg

たとえ烈火の如く怒っていても
やさしい雰囲気を演出できます。

画像などファイルを送る

マウスでどん。
放り込むだけ、めちゃくちゃ便利。

スマホではファイル選んで送信。
カメラ撮影から直接送信も可。

グループ(チャットルーム)を作る

Kowevvwe

誰でもチャットルームを作れます。
プロジェクトやチームごとに、1つのチャットルームを
つくって利用するイメージで例えば↓

・WEBサイトリニューアルプロジェクトのチャットルーム
・営業3課のチャットルーム

チャットルームをつくったら、
関係者をお部屋に招待。
これでグループチャットを利用できます。

 

基本的な使い方は以上。
ここからは、もっと使い込むために。

はじめて知った機能もけっこうあったな。。

もっと使い倒す!

プロフィール機能

プロフィール情報を入力できます。

アイコン画像、名前、会社名の3つを設定しておけば、
チャット枠に表示されるのでとりあえずOKでしょう。

Kjopejorierhe

タスク機能

仕事を円滑に進めるためには、

どの仕事を
誰が
いつまでに終わらせる

という明確な役割分担が大切です。
そこで使えるタスク機能。

チャットコメントに書いた内容を、
誰が、いつまでにやるのかを
タスクとして管理。

Kopikregre

タスクが完了したら「終了」させることで、
終了通知が共有されます。

位置情報

住所情報を誰かに教えたい時に便利。

アプリ内の地図を動かして送信することで、
住所情報とGoogleMapへのリンクを発射。

今回の記事執筆で知った。。なにこれめっちゃ便利やん。

Hjoiwheh

音声録音

スマホで音声を撮って送信。
インタビューの音声データ共有とかに便利そう。

ビデオ通話

遠隔地間での
打合せとかに良いんでしょうか。

開発中の商品情報共通など、
動画の方がスムーズな場合は良さそうです。

電話と同じで明確な目的がないと
ダラダラなりがちなので、
わたくしの仕事では意外と使わない機能。

マイチャット

↑にも出ましたが、自分とチャット。
パソコンとスマホ間での、メモやファイル共有に使えます。

隠しコマンド

仕事仲間が見慣れない顔文字や、
装飾を使うことがあるんですが、
隠し要素があったんですね。

CHATWORKの隠しコマンドっぽいものを探ってみた。

ゲームの裏技みたいな遊び心です。

通知の使い分け(パソコン)

Kjiopweg

チャットワークは
ブラウザのタブで立ち上げておくことが多いわたくし。

タブを見てれば、更新があること自体は確認できまが、
設定で様々に変更可能。

Jijoggweg

音出して通知などもありますね。

私は、
チャットワークのタブ開き忘れかつ、
スマホの通知に気づかない状態でも気づけるよう、
メール通知のみやってます。
(メールは頻繁にチェックするので、漏れの三重防止)

通知の使い分け(スマホ)

こちらもいろいろに。

デフォルト設定では、
通知されるのは「自分当て(TO)」だけだと思います。

この場合、
ただ慣れていない人はTOつけ忘れたら、通知が出ないで困る。
また、プロジェクト管理者的な立場の場合は全チャット見ておきたい。

そんな場合は、
「すべての通知」に。

漏れが常習化するとチャットワークの意味がないので、
わたしは「すべての通知」にしてることが多いです。

文字サイズ

小、普通、大、特大の4段階。

目が悪い方には便利。
特大でかいw

セキュリティ

スマホですが、
チャットワークアプリ自体に
パスワードでロックかけれます。

けっこうめんどくさいので、
スマホ本体のロックのみでいいかな。

あとがき

いまどきの使えるITツールにはめずらしく
日本製。

デスクトップアプリや、
コンシェルジュサービスなど気合いが入っていて、
ツール・会社ともに今後も期待ですね。

、、、ということで、
仕事の質・スピードアップ、
チームの連携アップに
チャットワークば試してみてはいかがでしょうか?

チャットワーク公式サイトへ

 

そうそう、

たまたまこの記事執筆中に、
取引先からフットサル立ち上げの連絡をもらいましたが、
そこもやりとりはチャットルームでしたとさ。

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